Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Chorzów

ZARZĄDZENIE UTRACIŁO MOC ZARZĄDZENIEM NR SK.21.2019 PREZYDENTA MIASTA CHORZÓW Z DN. 30.12.2019 R.

Zarządzenie Nr SK . 15 . 2019
Prezydenta Miasta Chorzów
z dnia 23 października 2019 roku

o zmianie Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo–księgowych

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019r., poz. 351 z późn. zm.), Prezydent Miasta Chorzów

zarządza:

§ 1.

1. W załączniku nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017r., dodaje się rozdział „V. Szczególne zasady dotyczące obiegu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych” o następującej treści:
   
   „1. Pobieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych z Platformy Elektronicznego Fakturowania następuje automatycznie poprzez import do systemu e-dokument. Upoważniony Pracownik Referatu Obsługi Kancelaryjnej dokonuje powiązania pobranej faktury z kontrahentem oraz dołącza ją w formacie "xml" oraz "pdf" jako pismo przychodzące w systemie IBM Lotus Notes.
   
   2. Dokument w formie elektronicznej zostaje przekazany do wydziału merytorycznego, który drukuje fakturę, następnie faktura przyjmuje obieg  zgodny z załącznikiem nr 1 do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych.
   
   3. Po dokonaniu zapłaty, pracownik Wydziału Księgowości skanuje do pliku "pdf" załączony do faktury opis w formie "metryczki" oraz inne załączniki zgodne z odrębnymi przepisami wewnętrznymi i dołącza do odpowiedniego dokumentu w systemie IBM Lotus Notes. Dokument w formie elektronicznej zostaje przekazany do akceptacji Głównemu Księgowemu Urzędu Miasta.
   
   4. Po dokonaniu akceptacji w systemie IBM Lotus Notes (następuje równoczesna blokada edycji dokumentu) dokument zostaje wysłany do systemu e-dokument.
   
   5. Kompletny dokument finansowo-księgowy podlega archiwizacji w wersji papierowej zgodnie z nadaną kategorią archiwalną dla tego typu dokumentu oraz w wersji elektronicznej w systemie: IBM Lotus Notes i systemie e-dokument”.
   
   
2. W załączniku nr 2 do instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017r., pkt 6 otrzymuje brzmienie: „Kopie wystawionych faktur sprzedaży przechowywane są i archiwizowane w komórkach organizacyjnych merytorycznie odpowiedzialnych za ich wystawianie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie lub odpowiednio w postaci pliku PDF.”
   
   
3. W załączniku nr 7 do instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017r., w pkt 4 dodaje się zdanie: „Dysponenci dochodów naliczają i ewidencjonują dochody z tytułu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności niezwłocznie z chwilą upływu terminu płatności należności głównej, której dotyczy rekompensata”.
   
   
4. W załączniku nr 8 do instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017r.:
   
   1) pkt 3 otrzymuje brzmienie: „Podpisany pod względem merytorycznym wniosek o zaliczkę przekazywany jest Głównemu Księgowemu, a następnie realizowany poprzez przelew na rachunek osobisty pracownika wskazany do wypłaty wynagrodzenia za pracę, a dla pracowników nie posiadających takiego rachunku – w kasie. Wartość zaliczki dla pracownika nie może przekroczyć jego jednomiesięcznego wynagrodzenia netto.”
   2) w pkt 5 dodaje się zdanie: „Rozliczenie zaliczek przekazanych pracownikom na rachunek bankowy następuje również poprzez rachunek bankowy (zwrot na rachunek wydatków Urzędu Miasta)”.
   3) dodaje się pkt 7, który otrzymuje Brzmienie: „Nie wymaga udzielenia zaliczki zakup odzieży i obuwia roboczego, jeżeli udzielono stosownego upoważnienia do ich zakupu ze środków własnych pracownika”.
   
   
5. W załączniku nr 9 do instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr SK.6.2017 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 30 czerwca 2017r., dodaje się pkt 14, który otrzymuje następujące brzmienie:

§ 2.

Pozostałe postanowienia Zarządzenia, o którym mowa w § 1 nie ulegają zmianie.

§ 3.

Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta.

 § 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2019 roku.

Prezydent Miasta Chorzów

(-) Andrzej Kotala