Do zadań Wydziału Promocji i Komunikacji Społecznej należy
1. Planowanie oraz bieżące prowadzenie wydatków budżetowych w zakresie następujących rodzajów wydatków na:
1) zakup gadżetów,
2) opracowywanie i realizację materiałów promocyjnych i informacyjnych miasta,
3) reklamy prasowe, radiowe, telewizyjne, internetowe (i innych mediów/nośników),
4) zakup elementów reklamy zewnętrznej,
5) organizację działań promujących miasto,
6) współpracę z podmiotami działającymi na terenie miasta, województwa i kraju, realizującymi zadania z zakresu promocji,
7) działania związane z Budżetem Obywatelskim,
8) wydawanie prasy lokalnej,
9) współpracę z programami telewizyjnymi i audycjami radiowymi,
10) prowadzenie witryny internetowej miasta oraz profili w mediach społecznościach,
11) opracowywanie materiałów prasowych.
2. Formułowanie założeń polityki miasta w zakresie promocji miasta.
3. Podejmowanie i wykonywanie następujących rodzajów działań dla realizacji polityki miasta:
1) kreowanie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku Miasta,
2) prowadzenie postępowań związanych z realizacją zadań publicznych z zakresu promocji Miasta (w szczególności przygotowywanie, przeprowadzanie oraz dokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz procedur konkursowych),
3) opracowywanie materiałów promocyjnych miasta i reklamy prasowej, radiowej, telewizyjnej, internetowej oraz w innych mediach/nośnikach,
4) organizacja działań promujących Miasto,
5) przygotowanie, wdrożenie, aktualizacja i realizacja strategii promocji Miasta,
6) inicjowanie i monitorowanie działań o charakterze promocyjnym oraz sprzyjających rozwojowi Miasta,
7) współpraca w działaniach wizerunkowych prowadzonych przez inne komórki organizacyjne Miasta, jednostki organizacyjne miasta oraz współpraca z innymi podmiotami,
8) czuwanie nad właściwym wykorzystaniem tablic informacyjnych usytuowanych na terenie Miasta i stanowiących jego własność,
9) rozpatrywanie wniosków o przyznanie Honorowego Patronatu Prezydenta Miasta Chorzów,
10) pozyskiwanie przedsiębiorców do współpracy przy programie Chorzowska Karta Mieszkańca,
11) organizacja spotkań z mieszkańcami,
12) koordynacja działań związanych z Budżetem Obywatelskim,
13) przygotowywanie corocznego Raportu o Stanie Miasta,
14) nadzór nad wykorzystaniem logotypu i hasła promocyjnego miasta,
15) przygotowane i redagowanie oraz publikacja materiałów na stronę internetową miasta oraz na portale społecznościowe,
16) prowadzenie kalendarza miejskich wydarzeń w aplikacji Cyfrowy Chorzów,
17) zbieranie i opracowywanie informacji dla potrzeb Prezydenta,
18) budowanie i utrzymywanie kanałów komunikowania się Prezydenta z opinią publiczną,
19) obsługa medialna wydarzeń objętych honorowym patronatem Prezydenta,
20) monitorowanie opinii publicznej i prowadzenie analiz społecznego odbioru polityki i społecznego funkcjonowania Prezydenta,
21) podejmowanie i organizowanie działań w celu informowania społeczeństwa o pracy organów miasta oraz jednostek pomocniczych i organizacyjnych Miasta,
22) monitorowanie informacji prasowych dotyczących Miasta, ich archiwizowanie i reagowanie na krytykę prasową; udzielanie odpowiedzi na zapytania dziennikarzy,
23) organizowanie konferencji prasowych, briefingów itp.
24) komunikacja z mieszkańcami za pośrednictwem dostępnych kanałów informacyjnych,
25) koordynacja polityki informacyjnej na wypadek wystąpienia zdarzeń o charakterze klęski żywiołowej, katastrofy naturalnej lub awarii technicznej,
26) prowadzenie bazy zdjęciowej na potrzeby działalności Miasta,
27) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta oraz zarządzeń Prezydenta w zakresie realizowanych przez wydział zadań,
28) przyjmowanie skarg i wniosków mieszkańców miasta w sprawach z zakresu zadań realizowanych przez Wydział.
4. Planowanie i organizowanie realizacji zadań w dziedzinie promocji i komunikacji społecznej.
5. Wykonywanie następujących zadań i czynności na rzecz Urzędu Miasta:
1) współpraca przy realizacji zadań promocyjnych z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
2) prowadzenie działań z zakresu komunikacji wewnętrznej, skierowanej do pracowników Urzędu.
6. Wykonywanie analiz, projektów i innych opracowań w zakresie:
1) analiz z wykonania budżetu,
2) sporządzania informacji rocznych o przebiegu wykonania budżetu,
3) opracowywania materiałów sprawozdawczych, ankiet i zestawień porównawczych dotyczących planu budżetu, jego zmian i wykonania,
4) sporządzania sprawozdań z udzielania zamówień publicznych,
5) przygotowywania planu zamówień publicznych dotyczących zadań realizowanych przez Wydział.
7. Obsługa organizacyjna Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta:
1) prowadzenie sekretariatu Prezydenta Miasta,
2) prowadzenie sekretariatów Zastępców Prezydenta Miasta oraz Pełnomocników Prezydenta Miasta,
3) prowadzenie kalendarzy spotkań,
4) przekazywanie spraw według właściwości merytorycznej Zastępcom Prezydenta lub kierującym komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi na polecenie Prezydenta Miasta,
5) sporządzanie informacji z działalności Prezydenta Miasta na sesje Rady Miasta,
6) przygotowywanie i koordynowanie spotkań,
7) opracowywanie materiałów i informacji na potrzeby spotkań we współpracy z wydziałami odpowiedzialnymi merytorycznie,
8) sporządzanie notatek i protokołów ze spotkań oraz przekazywanie ustaleń do właściwych komórek organizacyjnych w celu realizacji,
9) organizowanie i koordynowanie udziału Prezydenta Miasta w uroczystościach rocznicowych, patriotycznych i innych wydarzeniach miejskich,
10) zapewnianie obsługi protokolarnej i reprezentacyjnej,
11) koordynowanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych,
12) prowadzenie oficjalnej i okolicznościowej korespondencji,
13) inicjowanie działań z zakresu komunikacji wewnętrznej skierowanej do pracowników Urzędu Miasta we współpracy z Sekretarzem Miasta.
14) komunikowanie się z mieszkańcami w zakresie spraw zgłaszanych Prezydentowi Miasta,
15) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw kierowanych do Prezydenta Miasta.
16) zbieranie i opracowywanie informacji oraz danych na potrzeby działalności Prezydenta Miasta,
17) koordynowanie projektów i zadań zleconych przez Prezydenta Miasta,
18) prowadzenie dokumentacji fotograficznej i filmowej ze spotkań i wydarzeń,
19) organizacja tłumaczenia korespondencji oficjalnej oraz dokumentów,
20) archiwizowanie dokumentów, materiałów i ustaleń.
8. W ramach Wydziału działają:
1) Referat Promocji (oznaczenie akt PK-I),
2) Biuro Prasowe (oznaczenie akt PK-II).”
