Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Chorzów

Zarządzenie Nr OR . 62 . 2022
Prezydenta Miasta Chorzów
z dnia 21 marca 2022 roku

w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia Projektu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW) w Urzędzie Miasta Chorzów

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym tj. (Dz. U. z 2022 r., poz. 559) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Prezydent Miasta Chorzów

zarządza

§ 1.

Powołać Zespół do spraw wdrożenia Projektu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW) w Urzędzie Miasta w Chorzowie, zwany dalej „Zespołem ds. EZD”

§ 2.

1. W skład Zespołu ds. EZD wchodzą:
   1) Radosław Szmyra – Przewodniczący
   2) Maria Mróz - Zastępca Przewodniczącego
   3) Piotr Partyka - Radca Prawny - członek zespołu
   4) Dariusz Gajewski – członek zespołu
   5) Andrzej Kukulski - członek zespołu
   6) Jakub Tomaszowski – członek zespołu
   7) Barbara Nowak – członek zespołu.
2. W razie potrzeby do prac Zespołu ds. EZD będą zapraszani również inni pracownicy Urzędu Miasta Chorzów, tzw. Koordynatorzy. Ich rolą będzie wsparcie prawidłowego wdrożenia EZD w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta

§ 3.

Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w Urzędzie Miasta Chorzów;
2) JRWA – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
3) Projekt – Projekt Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD PUW w Urzędzie Miasta Chorzów;

§ 4.

Do zadań Zespołu ds. EZD należy:
1) opracowanie dokumentacji niezbędnej do wdrożenia Projektu EZD PUW jako pomocniczego, a następnie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie;
2) opracowanie zasad prowadzenia katalogu wyłączeń z EZD PUW;
3) inwentaryzacja JRWA dla całej struktury organizacyjnej Urzędu;
4) przygotowanie szkoleń dla pracowników z w zakresie EZD PUW;
5) podejmowanie innych niezbędnych działań związanych z wdrożeniem.

§ 5.

1. Zespół ds. EZD pracuje na posiedzeniach lub w trybie uzgadniania stanowisk.
2. Posiedzenia Zespołu ds. EZD zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu. Przewodniczący może zwoływać spotkania robocze z wybranymi członkami Zespołu.
3. W czasie nieobecności Przewodniczącego Zespołu ds. EZD lub czasowej niemożności wykonywania przez niego zadań, wszystkie jego obowiązki wykonuje Zastępca Przewodniczącego.

§ 6.

System EZD w Urzędzie Miasta Chorzów wdrażany będzie na zasadach wynikających z Umowy o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanego EZD PUW.

§ 7.

Dyrektorzy Wydziałów /Kierownicy komórek organizacyjnych, których pracownicy wchodzą w skład Zespołu ds. EZD albo zostali zaproszeni do współpracy jako Koordynatorzy zobowiązani są do umożliwienia tym osobom wykonywania zadań określonych przez Przewodniczącego lub Zastępcę Przewodniczącego Zespołu ds. EZD.

§ 8.

Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta Chorzów

/-/ Andrzej Kotala