Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Chorzów

Zarządzenie Nr OR . 292 . 2019
Prezydenta Miasta Chorzów
z dnia 31 grudnia 2019 roku

w sprawie udostępniania informacji publicznej w zakresie działalności organów i Urzędu Miasta Chorzów.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn. zm.), w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1429), Prezydent Miasta Chorzów

 z a r z ą d z a :

§ 1.

Biuletyn Informacji Publicznej

1. Informacja publiczna w zakresie działalności Urzędu Miasta Chorzów udostępniana jest na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej (Biuletyn).
2. Informacje stanowiące zawartość stron Biuletynu wprowadzane są przez wyznaczonych pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta.
3. Dyrektorzy/Kierownicy poszczególnych Wydziałów/Biur wyznaczają osoby odpowiedzialne za wprowadzanie i aktualizowanie informacji na stronach Biuletynu i przekazują do Wydziału Organizacyjnego i Kadr wnioski o nadanie im uprawnień oraz, w przypadku zakończenia pracy w Wydziale lub zmiany zakresu czynności, o cofnięcie uprawnień do wprowadzania informacji.
4. Wnioski, których mowa w ust. 3 są składane za pomocą elektronicznego formularza w Systemie Obiegu Dokumentów i Spraw. Dyrektorzy są zobowiązani złożyć wniosek o wycofanie uprawnień najpóźniej w ostatnim dniu pracy w Wydziale/Biurze wyznaczonej osoby.
5. Wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr – koordynuje wprowadzanie i aktualizowanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej (Koordynator Biuletynu).
6. Informacje dotyczące pracy Rady Miasta, Komisji Rady Miasta oraz Uchwał Rady Miasta  wprowadzane są przez Kancelarię Rady Miasta.
7. Informacje dotyczące działania Młodzieżowej Rady Miasta wprowadzane są przez Wydział Promocji i Komunikacji Społecznej.
8. Informacja dotyczące działania Chorzowskiej Rady Seniorów wprowadzane są przez Biuro Integracji Międzypokoleniowej.
9. Informacje na stronie głównej Biuletynu, Zarządzenia Prezydenta Miasta oraz informacje ogólne dotyczące Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta i Urzędu Miasta wprowadzane są przez Wydział Organizacyjny i Kadr.
10. Zarządzenia Prezydenta dotyczące spraw budżetowych wprowadzane są przez Wydział Budżetu i Analiz.
11. Informacje dotyczące działalności Wydziałów/Biur Urzędu Miasta są wprowadzane przez właściwy Wydział/Biuro.
12. Informacje dotyczące danego Wydziału obejmują:
    a) określenie zadań Wydziału/Biura zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta, wraz z informacją o jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Wydział/Biuro,
    b) wykaz rodzajów spraw załatwianych w Wydziale/Biurze wraz z procedurami załatwiania oraz klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych,
    c) informacje kontaktowe Urzędu oraz książkę telefoniczną zawierającą imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko oraz nr telefonu i adres mailowy;
    d) regulaminy ustalone przez Prezydenta Miasta lub Radę Miasta, obowiązujące przy załatwianiu określonych spraw prowadzonych przez Wydział/Biuro,
    e) ogłoszenia urzędowe Wydziału/Biura,
    f) informacje o składach i działaniu Rad, Komisji i Zespołów, których obsługę biurową prowadzi Wydział/Biuro,
    g) inne informacje dotyczące działania Wydziału/Biura, których udostępnienie wynika z przepisów prawa lub ich publikacja jest wynikiem działania w interesie publicznym.
13. W przypadku konieczności przygotowania nowych kategorii w Biuletynie Informacji Publicznej, Wydział/Biuro zgłaszają taką potrzebę Koordynatorowi Biuletynu.

§ 2.

Przetwarzanie danych osobowych

1. Przetwarzanie danych osobowych w Biuletynie Informacji Publicznej odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej, przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisami szczególnymi.
2. Okres, na który umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej dane osobowe nie może być dłuższy niż ich okres przechowywania w dokumentacji wynikający z Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej lub odrębnych przepisów.
3. Informacje zawierające dane osobowe, zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej, które nie mają odzwierciedlenia w dokumentach papierowych (np. dane kontaktowe, książka telefoniczna), muszą być aktualizowane lub usuwane niezwłocznie po ustąpieniu przesłanek do ich publikacji w Biuletynie (np. rozpoczęcie lub zakończenie pracy przez pracownika, zmiana nr telefonu, adresu e-mail),
4. W dokumentach przeznaczonych do upublicznienia pozostawia się wyłącznie niezbędne dane osobowe. Dane osobowe, które nie podlegają udostępnieniu, przed umieszczeniem dokumentu w Biuletynie, podlegają anonimizacji, tj. trwałemu usunięciu.
5. Postanowienia ust. 4 stosuje się odpowiednio do informacji publicznej udostępnianej na wniosek.

§ 3.

Udostępnianie informacji publicznej na wniosek

1. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej podlega udostępnieniu na wniosek.
2. Wydział Organizacyjny i Kadr koordynuje udostępnianie informacji na wniosek i udziela odpowiedzi wnioskodawcom.
3. Wnioski wpływające w formie papierowej lub elektronicznej (za pośrednictwem e-maila, przez platformę EPUAP oraz SEKAP) do Kancelarii Ogólnej lub bezpośrednio do poszczególnych Wydziałów/Biur (zwanych dalej Wydziałem merytorycznym)  przekazywane są najpóźniej w następnym dniu roboczym do Wydziału Organizacyjnego i Kadr.
4. Wydział Organizacyjny i Kadr rejestruje wniosek o udostępnienie informacji publicznej i przekazuje go dokumentem wewnętrznym w systemie SODIS do właściwego Wydziału merytorycznego wraz z wskazaniem terminów przygotowania odpowiedzi.
5. Ustalenie czy informacja stanowi informację publiczną, czy istnieje konieczność przedłużenia terminu udzielenia odpowiedzi lub odmowy odpowiedzi podejmuje Dyrektor/Kierownik Wydziału merytorycznego zobowiązanego do przygotowania informacji.
6. Przygotowaną odpowiedź do Wydziału Organizacyjnego i Kadr należy przekazać nie później niż na 3 dni robocze przed terminem udzielenia odpowiedzi.
7. W przypadku konieczności odmowy udostępnienia informacji, Wydział merytoryczny, przygotowuje uzasadnienie faktyczne do decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia informacji publicznej zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, wskazuje imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji oraz wskazuje podstawy prawne uzasadniające odmowę udostępnienia informacji i oznacza podmioty, ze względu na których dobra należy wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji, a następnie przekazuje je do Wydziału Organizacyjnego i Kadr nie później niż na 5 dni robocze przed upływem terminu do udzielenia odpowiedzi.
8. W przypadku konieczności przedłużenia terminu odpowiedzi na wniosek, Wydział merytoryczny przygotowuje pismo wskazujące termin konieczny do przygotowania odpowiedzi (nie dłuższy niż 2 miesiące od daty wpływu wniosku do Urzędu Miasta) oraz uzasadnienie przedłużenia terminu i przekazuje je do Wydziału Organizacyjnego i Kadr nie później niż na 3 dni robocze przed upływem do podstawowego terminu udzielenia odpowiedzi.
9. W przypadku przekazywania dokumentów – załączników do odpowiedzi, Wydział merytoryczny odpowiada za sprawdzenie i anonimizację danych osobowych
   w przedkładanych dokumentach.
10. W przypadku gdy Wydział merytoryczny, do którego skierowano pismo o przygotowanie informacji, nie posiada żądanych informacji, zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o tym Wydziału Organizacyjnego i Kadr.
11. Podczas przygotowywania informacji na wniosek Wydział merytoryczny ustala, czy informacja publiczna może być udostępniona w sposób wskazany we wniosku i czy nie poniesie dodatkowych koszów podczas przekształcenia posiadanych informacji we wskazaną we wniosku formę.
12. Przygotowana odpowiedź przez Wydział merytoryczny, która zostaje przekazana do Wydziału Organizacyjnego i Kadr musi zawierać podpis Dyrektora Wydziału/Kierownika Biura lub w przypadku, gdy odpowiedź zostaje przekazania tylko za pośrednictwem systemu SODIS, musi być zatwierdzona przez Dyrektora Wydziału/Kierownika Biura.
13. W przypadku wniosków dotyczących spraw nieskomplikowanych, prostych, adresowanych za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie lub osobiście bezpośrednio do Wydziału merytorycznego lub pracowników Urzędu, należy je załatwiać wg kompetencji we własnym zakresie.

§ 4.

Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierza się Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr.

§ 5.

Dyrektorów Wydziałów/Kierowników Biur zobowiązuje się do sprawowania nadzoru nad aktualnością danych wprowadzanych przez Wydziały/Biura merytoryczne do Biuletynu Informacji Publicznej, aktualnością i integracją danych osobowych udostępnianych w BIP, przestrzeganiem terminów i przepisów w zakresie udostępniania danych osobowych wprowadzonych do BIP oraz terminowością i kompletnością przekazywanych do Wydziału Organizacyjnego i Kadr odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej.

§ 6.

Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia traci moc Zarządzenia Nr OR.267.2018 Prezydenta Miasta Chorzów z dnia 31 grudnia 2018 roku w sprawie udostępniania informacji publicznej w zakresie działalności organów i Urzędu Miasta Chorzów.

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku.

Z upoważnienia Prezydenta Miasta

(-) Wiesław Ciężkowski

Zastępca Prezydenta Miasta