Zarządzenie Nr OR . 284 . 2026
Prezydenta Miasta Chorzów
z dnia 27 października 2026 roku
w sprawie powołania Zespołu realizującego projekt pn. "Montaż fotowoltaiki i pomp ciepła w wybranych budynkach użyteczności publicznej w Chorzowie – Etap I" nr FESL.10.06-IZ.01-081E/23 w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 PRIORYTET 10 „Fundusze Europejskie na transformację”, DZIAŁANIE FESL.10.06 „Rozwój energetyki rozproszonej opartej o odnawialne źródła energii”.
Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 662, z późn.zm.) Prezydent Miasta Chorzów :
zarządza:
§ 1.
Powołać Zespół, zwany dalej „Zespołem”, realizujący projekt pn. "Montaż fotowoltaiki i pomp ciepła w wybranych budynkach użyteczności publicznej w Chorzowie – Etap I", zwanego dalej „Projektem”, w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 PRIORYTET 10 „Fundusze Europejskie na transformację”, DZIAŁANIE FESL.10.06 „Rozwój energetyki rozproszonej opartej o odnawialne źródła energii”, w następującym składzie:
1) Agnieszka Kumor, Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta – Koordynator Projektu;
2) Bartłomiej Jarocha, Dyrektor Wydziału Inwestycji – Kierownik Projektu;
3) Anna Kowalska - Wyrwich, Główny Specjalista Wydziału Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – Specjalista ds. koordynacji i rozliczania Projektu;
4) Agnieszka Krzesińska, Inspektor Wydziału Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – Specjalista ds. obsługi i rozliczeń Projektu;
5) Tomasz Pieńkowski, Główny Specjalista – Specjalista ds. realizacji inwestycji;
6) Wojciech Bochenek, Dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych – Specjalista ds. zamówień publicznych;
7) Marta Semba, Kierownik Referatu Budżetu i Analiz w Wydziale Budżetu i Analiz oraz Dorota Szczepańska, Starszy Inspektor Referatu Księgowości i Sprawozdawczości Budżetu Wydziału Budżetu i Analiz – Specjalistki ds. planowania i monitorowania budżetu Projektu;
8) Wioleta Osińska, Inspektor Wydziału Księgowości – Specjalista ds. finansowych/Księgowy Projektu;
9) Kinga Konieczny, inspektor Wydziału Inwestycji – Specjalista ds. rozliczenia inwestycji;
10) Natalia Gerstner, Kierownik Referatu Organizacyjnego – Specjalista ds. kadr i wynagrodzeń Projektu;
11) Paweł Mielczarek, p.o. Kierownika Referatu Promocji Miasta – Specjalista ds. promocji Projektu.
§ 2.
Zadaniem Zespołu jest realizacja zadań określonych we wniosku o dofinansowanie nr FESL.10.06-IZ.01-081E/23, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie nr FESL.10.06-IZ.01-081E/23 z dnia 26.02.2025r. projektu pn.: "Montaż fotowoltaiki i pomp ciepła w wybranych budynkach użyteczności publicznej w Chorzowie – Etap I".
§ 3.
- Zespół stanowi wyodrębnioną, czasową strukturę organizacyjną, powołaną na potrzeby realizacji Projektu, z jasno określonym zakresem zadań i odpowiedzialności jego członków, zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. Zakres ten nie obejmuje rutynowych czynności wykonywanych w ramach bieżącej działalności Urzędu i regulaminowych kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych.
- Koordynator Projektu odpowiada za:
1) nadzór strategiczny nad realizacją projektu;
2) zapewnienie zgodności projektu z celami Miasta Chorzów;
3) podejmowanie decyzji strategicznych;
4) akceptację kluczowych zmian w projekcie;
5) rozstrzyganie problemów przekraczających kompetencje Kierownika Projektu;
6) wspieranie współpracy międzywydziałowej.
- Kierownik Projektu odpowiada za:
1) bieżące zarządzanie projektem;
2) organizację i koordynację pracy Zespołu;
3) nadzór nad terminową realizacją Projektu;
4) zarządzanie ryzykiem i problemami projektowymi;
5) nadzór nad realizacją rzeczową i finansową Projektu;
6) monitorowanie postępu Projektu oraz realizację wskaźników;
7) zapewnienie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy członkami Zespołu;
8) współpracę z wykonawcami oraz instytucjami zaangażowanymi w realizację Projektu;
9) raportowanie do Koordynatora Projektu.
- Specjalista ds. koordynacji i rozliczania Projektu odpowiada za:
1) zwoływanie posiedzeń zespołu zadaniowego;
2) koordynację administracyjną i rozliczeniową Projektu;
3) opracowanie i aktualizację harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu na podstawie informacji przekazywanych przez członków Zespołu;
4) monitorowanie zgodności realizacji Projektu z harmonogramem oraz umową o dofinansowanie;
5) przygotowywanie wniosków o płatność, sprawozdań i dokumentów rozliczeniowych;
6) obsługę zmian w Projekcie;
7) monitoring stopnia osiągania wskaźników Projektu na podstawie danych przekazywanych przez Wydział Merytoryczny;
8) współpracę z Instytucją Zarządzającą;
9) prowadzenie dokumentacji projektowej;
10) przygotowywanie dokumentacji do kontroli i audytów.
- Specjalista ds. obsługi i rozliczeń Projektu odpowiada za:
1) bieżącą obsługę administracyjną Projektu;
2) gromadzenie i weryfikację dokumentacji projektowej;
3) przygotowywanie dokumentów do wniosków o płatność i sprawozdań;
4) weryfikację dokumentów księgowych i rozliczeniowych;
5) prowadzenie zestawień i ewidencji wydatków Projektu;
6) monitorowanie postępu finansowego Projektu;
7) przygotowywanie dokumentacji do kontroli i audytów;
8) współpracę z komórkami organizacyjnymi i podmiotami zaangażowanymi w realizację Projektu.
- Specjalista ds. realizacji inwestycji odpowiada za:
1) bieżący nadzór nad realizacją robót budowlanych;
2) współpracę z wykonawcą robót;
3) monitorowanie postępu rzeczowego Projektu;
4) udział w odbiorach robót oraz potwierdzanie wykonania zakresu rzeczowego;
5) terminowe przekazywanie dokumentów dotyczących realizacji inwestycji, w tym umów, aneksów, protokołów odbioru oraz dokumentów finansowych do Specjalisty ds. koordynacji i rozliczania Projektu;
6) niezwłoczne informowanie Kierownika Projektu o zmianach, ryzykach i problemach mogących mieć wpływ na realizację Projektu, harmonogram lub kwalifikowalność wydatków;
7) współpracę przy przygotowywaniu dokumentacji do kontroli i audytów.
- Specjalista ds. zamówień publicznych odpowiada za:
1) przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z Projektem dla których stosuje się ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
2) zapewnienie zgodności postępowań o których mowa w pkt 1, z ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych i regulaminem wewnętrznym udzielenia zamówień publicznych UM Chorzów;
3) przygotowanie i archiwizację dokumentacji postępowań, o których mowa w pkt 1;
4) współpracę przy przygotowywaniu dokumentacji do kontroli i audytów do postępowań, o których mowa w pkt 1.
- Specjalista ds. planowania budżetu Projektu odpowiada za:
1) współpracę przy zapewnieniu zgodności planu finansowego Projektu z budżetem Miasta i Wieloletnią Prognozą Finansową;
2) koordynację, w zakresie kompetencji Wydziału, zmian budżetowych wynikających z realizacji Projektu;
3) przekazywanie Kierownikowi Projektu informacji o uwarunkowaniach budżetowych mających wpływ na jego realizację.
- Specjalista ds. finansowych/Księgowy projektu odpowiada za:
1) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej Projektu;
2) księgowanie operacji finansowych Projektu;
3) współpracę przy przygotowywaniu dokumentów rozliczeniowych;
4) przygotowywanie dokumentacji księgowej do kontroli i audytów.
- Specjalista ds. rozliczenia inwestycji odpowiada za:
1) kontrolę dokumentów rozliczeniowych inwestycji;
2) weryfikację dokumentów odbiorowych i kosztowych;
3) rozliczenie środków trwałych powstałych w ramach Projektu;
4) przygotowanie dokumentacji związanej z zakończeniem i rozliczeniem inwestycji;
5) współpracę z komórkami finansowymi i księgowymi.
- Specjalista ds. kadr i wynagrodzeń Projektu odpowiada za:
1) rozliczanie wynagrodzeń personelu projektu,
2) prowadzenie ewidencji zaangażowania pracowników w realizację Projektu na podstawie zestawień przekazywanych przez właściwe komórki organizacyjne, w celu monitorowania łącznego zaangażowania pracowników;
3) przygotowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej do kontroli i audytów.
- Specjalista ds. promocji Projektu odpowiada za:
1) realizację działań informacyjno-promocyjnych Projektu zgodnie z wytycznymi Programu;
2) przygotowanie i publikacja materiałów dotyczących Projektu oraz rozpowszechniania wiedzy o OZE;
3) dokumentowanie działań promocyjnych;
4) nadzór nad prawidłowym stosowaniem obowiązków informacyjno-promocyjnych Projektu.
§ 4.
Członkowie Zespołu zobowiązani są do bieżącej współpracy oraz terminowego przekazywania informacji i dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji, monitorowania i rozliczania Projektu.
§ 5.
W celu monitorowania postępu realizacji Projektu oraz identyfikacji ryzyk i problemów projektowych Zespół odbywa bieżące spotkania robocze, nie rzadziej jednak niż raz na 3 miesiące. Spotkania Zespołu zwołuje Kierownik Projektu lub Koordynator Projektu.
§ 6.
Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miasta w Chorzowie do udzielania wszelkiej niezbędnej pomocy, udostępniania dokumentacji, materiałów oraz informacji w zakresie objętym niniejszym zarządzeniem i/lub umożliwiającym prawidłową realizację Projektu na wniosek Koordynatora Projektu lub Kierownika Projektu.
§ 7.
Zespół zostaje powołany na czas realizacji Projektu. Zespół zakończy swoją pracę z chwilą zakończenia działań związanych z zamknięciem Projektu, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z okresu trwałości Projektu.
§ 8.
Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierza się Pierwszemu Zastępy Prezydenta Miasta Chorzów.
§ 9.
Skarbnik Miasta Chorzów sprawuje nadzór nad prawidłowością realizacji Projektu w zakresie finansowym, w szczególności nad zapewnieniem środków na jego realizację, zgodnością wydatków z planem finansowym oraz prawidłowością gospodarki finansowej, a także uczestniczy w rozwiązywaniu problemów finansowych i podejmowaniu decyzji dotyczących zmian w finansowaniu Projektu.
§ 10.
Dyrektor Wydziału Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych sprawuje nadzór nad prawidłowością realizacji Projektu w zakresie zgodności z umową o dofinansowanie, uczestniczy w rozwiązywaniu problemów związanych z jego realizacją oraz koordynuje działania dotyczące zmian w Projekcie i współpracy z Instytucją Zarządzającą.
§ 11.
Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Dyrektorowi Wydziału Inwestycji.
§ 12.
Traci moc zarządzenie Nr OR.73.2025 Prezydenta MIASTA Chorzów z dnia 19 marca 2025 roku w sprawie powołania zespołu ds. realizacji projektu pn. „Montaż fotowoltaiki i pomp ciepła w wybranych budynkach użyteczności publicznej w Chorzowie – Etap I”.
§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta Chorzów
(-) Szymon Michałek
