Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Chorzów

Zarządzenie Nr OR . 184 . 2016
Prezydenta Miasta Chorzów
z dnia 26 sierpnia 2016 roku

w sprawie:ustalenia zasad użytkowania samochodów służbowych w Urzędzie Miasta Chorzów.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446), Prezydent Miasta Chorzów

 z a r z ą d z a:

§ 1.

Samochody służbowe w Urzędzie Miasta Chorzów pozostają w dyspozycji Wydziału Obsługi Technicznej, Biura Polityki Zdrowotnej i Aktywizacji Społecznej oraz Straży Miejskiej.

§ 2.

1. Samochodem służbowym może kierować:
   1) pracownik, któremu zakresem czynności powierzono kierowanie samochodem służbowym;
   2) pracownik, któremu oddano do używania samochód służbowy bez kierowcy na podstawie umowy, której wzór stanowi załącznik nr 2;
2. Samochodem służbowym – pojazdem uprzywilejowanym może kierować strażnik miejski posiadający zezwolenie, o którym mowa w art. 106 ust. 1 pkt 5 Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz.627).

§ 3.

1.  Z samochodu służbowego korzystają pracownicy urzędu wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych.
2. Wyjazdy służbowe pracowników odbywają się według harmonogramu wyjazdów, który prowadzony jest przez Wydział Obsługi Technicznej oraz Straż Miejską. Harmonogram wyjazdów nie dotyczy pracowników, o których mowa w § 2 ust.1 pkt. 2.
3. Pracownicy korzystający z samochodu służbowego zobowiązani są do kierowania się zasadą celowości i oszczędności. W celu racjonalnego wykorzystania samochodu, przejazd powinien odbywać się najkrótszą drogą i według trasy zgodnej ze złożonym zamówieniem (z wyjątkiem szczególnych, uzasadnionych sytuacji losowych).
4. Pracodawca ponosi pełne koszty z tytułu eksploatacji i utrzymania samochodu służbowego.

§ 4.

1. Przekazanie samochodu do użytkowania następuje na podstawie protokołu zdawczo–odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia z zastrzeżeniem ust.2.
2. Przekazanie pojazdu służbowego straży miejskiej następuje poprzez dokonanie adnotacji przez strażników-kierowców w książce obsługi codziennej pojazdu, której wzór stanowi załącznik nr 5.
3. Kierowcy oraz inne osoby, którym powierzono do używania samochody służbowe zobowiązani są do:
   1) eksploatowania samochodów z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy, a także dbania o czystość użytkowanego pojazdu;
   2) przestrzegania obowiązujących norm zużycia paliwa;
   3) dokonywania bieżącej obsługi samochodu ze szczególnym uwzględnieniem kontroli: oświetlenia, stanu ogumienia, poziomu oleju w silniku, płynu w układzie chłodniczym;
   4) niezwłocznego zgłoszenia zauważonych awarii lub usterek wyznaczonemu pracownikowi Wydziału Obsługi Technicznej lub Straży Miejskiej;
   5) niezwłocznego powiadomienia właściwego terytorialnie organu Policji w przypadku: wypadku drogowego, kolizji, kradzieży samochodu bądź elementów jego wyposażenia oraz zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela za pośrednictwem Wydziału Obsługi Technicznej lub Straży Miejskiej;
4. Wszelkie koszty wynikające z naruszenia przepisów ruchu drogowego pokrywa kierowca lub inna osoba, której powierzono w użytkowanie samochód służbowy.
5. Po zakończonej pracy samochody parkowane są na parkingu urzędu, na wyznaczonym parkingu strzeżonym lub w innych miejscach gwarantujących ich bezpieczeństwo i spełniającym wymogi określone w umowie ubezpieczenia.
6. W uzasadnionych przypadkach Sekretarz Miasta lub upoważniony przez niego pracownik może udzielić pracownikowi, któremu przekazano pojazd, jednorazowej zgody na parkowanie pojazdu w innym miejscu, niż określone w ust. 5. Zgoda dotyczy, w szczególności przypadków takich jak: zakończenie pracy w porze nocnej lub rozpoczęcia pracy we wczesnych godzinach porannych następnego dnia lub odbywania kilkudniowej podróży służbowej.
7. Pracownicy, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt. 1 i 2, osobiście kierujący przydzielonym pojazdem mogą parkować w miejscu zamieszkania, pod warunkiem zagwarantowania odpowiedniego zabezpieczenia pojazdu przed kradzieżą, zgodnie z warunkami określonymi w umowie ubezpieczenia.
8. Kierujący pojazdami służbowymi powinien posiadać ważne badanie lekarskie, wydane na podstawie przepisów obowiązujących w sprawie badań lekarskich kierowców.
9. Kierujący pojazdem służbowym udając się na urlop lub zwolnienie lekarskie zobowiązany jest do oddania dowodu rejestracyjnego, polisy ubezpieczenia, karty drogowej oraz kluczyków do Wydziału Obsługi Technicznej albo Straży Miejskiej.
10. Użytkownik nie może udostępniać samochodu służbowego osobom trzecim do korzystania, z wyjątkiem szczególnych, uzasadnionych sytuacji losowych.

§ 5.

1. Ewidencjonowanie wykorzystania samochodu służbowego przeznaczonego do obsługi urzędu:
   1) prowadzone jest przez kierowcę na ponumerowanych kartach drogowych, z zachowaniem ciągłości zapisów w kolejnych dniach miesiąca aż do ich całkowitego zapełnienia;
   2) godziny użytkowania samochodu i trasę przejazdu każdorazowo potwierdza korzystający z samochodu służbowego;
   3) formularze kart drogowych wydawane są w Wydziale Obsługi Technicznej oraz Straży Miejskiej przez wyznaczonego pracownika Wydziału; wzór karty stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Karta drogowa jest drukiem ścisłego zarachowania;
2. Ewidencjonowanie wykorzystania samochodu służbowego Straży Miejskiej:
   1) prowadzone jest przez strażnika-kierowcę na ponumerowanych kartach drogowych;
   2) formularze kart drogowych wydawane są przez wyznaczonego pracownika Straży Miejskiej; wzór karty stanowi załącznik nr 3a do niniejszego zarządzenia.
3. Pracownik, o którym mowa w § 2 ust.1 pkt 1 i 2, w okresach miesięcznych dokonuje rozliczenia przebiegu samochodów i zużycia paliwa oraz sprawdza prawidłowość dokonanych w nich zapisów. Miesięczna karta eksploatacyjna stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
4. Zakupu paliwa do samochodów służbowych dokonują ich użytkownicy na wyznaczonych stacjach paliw zgodnie z zawartymi umowami, każdorazowo tankując do pełnego baku.
5. Przy każdym tankowaniu na wskazanych stacjach kierowcy lub osoby, o których mowa § 2 ust.1 pkt 1 i 2 zobowiązane są zapisać stan licznika lub podać go pracownikowi stacji w celu zapisania go na kwicie WZ.
6. W wyjątkowych sytuacjach użytkownicy mogą dokonać zakupu paliwa w inny sposób niż określony w ust. 4 po akceptacji Sekretarza Miasta pisemnych wyjaśnieniach kierującego pojazdem i przedstawieniu dowodu zakupu (faktury VAT) wystawionego na Miasto Chorzów.

§ 6.

1. Osoba, o której mowa w § 2 ust.1 pkt 2, nie ma obowiązku prowadzenia i wypełniania karty drogowej.
2. Użytkowanie samochodu odbywa się wówczas na podstawie odrębnej umowy, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. W umowie określa się maksymalny miesięczny limit kilometrów, którego przekroczenie powoduje obowiązek uiszczenia opłaty ryczałtowej za każdy kilometr powyżej ustalonego w umowie limitu w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
4. Obciążenie użytkownika następuje na podstawie wystawionej przez Wydział Obsługi Technicznej faktury VAT w terminie 7 dni po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie limitu, na podstawie comiesięcznej kontroli limitów kilometrów faktycznie przejechanych, wyliczonych z miesięcznej karty eksploatacyjnej.
5. Wydział Obsługi Technicznej może odstąpić od wystawienia faktury, o której mowa w ust.4,, jeżeli osoba, o której mowa w §2 ust.1 pkt 2, przedstawi pisemne wyjaśnienie dotyczące powodu przekroczenia przyznanego limitu km zaakceptowane przez Sekretarza Miasta.
6. Zasady opisane w niniejszym paragrafie nie dotyczą samochodów Straży Miejskiej.

§ 7.

1. Ewidencjonowanie wykorzystania samochodu odbywa się w oparciu o:
   1) faktury wystawiane zgodnie z zawartymi umowami;
   2) karty drogowe;
   3) miesięczne karty eksploatacyjne.
2. Do czwartego dnia następnego miesiąca wyznaczony pracownik Wydziału Obsługi Technicznej oraz Straży Miejskiej sprawdza zwrócone karty drogowe, zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym, a następnie dokonuje ich zbiorczego miesięcznego zestawienia dla każdego z pojazdów oddzielnie wg wzoru zawartego w załączniku nr 4.
3. W przypadku przekroczenia ustalonych norm zużycia paliwa, kierowca pojazdu zobowiązany jest do złożenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn nadmiernego zużycia paliwa. Dyrektor Wydziału Obsługi Technicznej lub Komendant Straży Miejskiej w oparciu o wyjaśnienia może uznać nadmierne zużycie jako niewynikające z winy kierowcy.
4. W przypadku przekroczenia ustalonych norm zużycia paliwa w pojazdach służbowych straży miejskiej wyznaczony pracownik Straży Miejskiej dokonuje weryfikacji ilości spalanego paliwa z przebiegiem służby funkcjonariuszy straży miejskiej za pomocą posiadanych narzędzi: systemu GPS, ewidencji zdarzeń, ewidencji interwencji, notatników służbowych. W razie stwierdzenia nieprawidłowości strażnik-kierowca pojazdu zobowiązany jest do złożenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn nadmiernego zużycia paliwa. Komendant Straży Miejskiej w oparciu o wyjaśnienia może uznać nadmierne zużycie jako niewynikające z winy kierowcy.
5. W przypadku, gdy Dyrektor Wydziału Obsługi Technicznej lub Komendant Straży Miejskiej uzna nadmierne zużycie jako wynikające z winy kierowcy, kierowca zostanie obciążony kosztem zakupu ponadnormatywnie zużytego paliwa.

§ 8.

1. Dokumentację eksploatacyjną samochodów służbowych tworzą:
   1) protokół zdawczo–odbiorczy stanowiący załącznik nr 1;
   2) umowa o korzystanie z samochodu służbowego stanowiący załącznik nr 2;
   3) karta drogowa stanowiąca załącznik nr 3 i 3a;
   4) miesięczna karta eksploatacyjna stanowiąca załącznik nr 4.
   5) książka obsługi codziennej pojazdu straży miejskiej, której wzór stanowi załącznik nr 5.
2. Ewidencję zakupu i zużycia paliwa, materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych oraz innych rachunków jak np. przeglądy, naprawy, myjnia, parking itp. prowadzi wyznaczony pracownik Wydziału Obsługi Technicznej oraz Straży Miejskiej.
3. Normy zużycia paliwa są ustalone na okres letni lub zimowy dla każdego pojazdu oddzielnie, zgodnie z normami podanymi przez producenta samochodu, z uwzględnieniem ich stanu technicznego oraz warunkami eksploatacji.

§ 9.

Użytkowanie samochodu służbowego do celów innych niż służbowe odbywa się na podstawie odrębnej umowy, której wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

§ 10.

Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi Wydziału Obsługi Technicznej oraz Komendantowi Straży Miejskiej.

§ 11.

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2016 r.
2. Tracą moc zarządzenia Prezydenta Miasta Chorzów Nr OR.218.2012 z dnia 30.10.2012 r. oraz OR.157.2016 r. z dnia 6.07.2016 r. w sprawie ustalenia zasad użytkowania samochodów służbowych w Urzędzie Miasta Chorzów.

Prezydent Miasta Chorzów
(-) Andrzej Kotala

Załączniki do Zarządzenia:

pobierz plik: [ Załączniki do Zarządzenia ]

ZMIANA DO ZARZĄDZENIA:

• Zarządzenie Nr OR.189.2016 Prezydenta Miasta Chorzów z dn. 15.09.2016 r.